Come conservare i documenti digitali a norma

Da quando la fattura elettronica è diventata obbligatoria il tema della conservazione digitale di un documento è tornato all’improvviso d’attualità, anche se è già da qualche anno che esiste una normativa in tal senso.
Molti però non essendo a conoscenza, probabilmente non avendone mai avuto bisogno, si sono trovati spiazzati dalla nuova necessità, e ancora oggi molti non sanno quale sia la procedura corretta per conservare a norma un documento informatico.

conservazione digitale in breve

Innanzi tutto, prima di affrontare l’argomento “conservazione” sarà utile fare un passo indietro e capire esattamente cos’è un documento informatico o digitale.
Un documento informatico è definito secondo il CAD e/o eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature) come un “documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Inoltre un documento informatico deve rispettare quattro caratteristiche fondamentali:

• Qualità
• Sicurezza
• Integrità
• Immodificabilità

Tutte caratteristiche tecniche che poi potrebbero risolversi rispettando solo l’ultima, l’immodificabilità, in quanto un documento non modificabile presenta anche le altre caratteristiche, soprattutto in termini di sicurezza ed integrità.

Più che altro forse bisognerebbe ricordare anche un altra caratteristica fondamentale di un documento digitale, cioè la sua leggibilità, in quanto con la continua evoluzione nel mondo dell’informatica, un documento di 10 anni fa potrebbe risultare obsoleto e quindi non leggibile, motivo per cui bisogna sempre tenersi aggiornati.

Ecco allora che viene tirata in ballo la conservazione digitale dei documenti, che svolge appunto il compito di garantire sempre l’accesso e la leggibilità dei documenti digitali conservati seguendo specifiche regole tecniche.

Conservaizone digitale, cosa dice il CAD

Queste regole furono a suo tempo emanate con il CAD, e uno degli articoli principali da tenere in considerazione è l’articolo 43, che mette in chiaro due principi fondamentali:

• Se nelle procedure di archiviazione vengono rispettare le linee guida ogni obbligo di conservazione si può considerare assolto.
• Eventuali documenti di privati cittadini conservati da un Autorità Pubblica possono ritenersi conservati a norma, per cui il privato può essere sollevato dalla conservazione.

Nell’articolo successivo, l’art.44, invece, vengono stabilite alcune regole sulle caratteristiche dell’archivio digitale indicando come deve essere strutturato il sistema di conservazione dei documenti digitali, le caratteristiche dei documenti stessi, i compiti del responsabile della conservazione e molto altro.

Il responsabile della conservazione d’altro canto ha i suoi obblighi e regole da seguire:

• Deve definire le caratteristiche tecniche e di sicurezza del processo di conservazione
• Deve gestire il processo e garantirne la conformità
• Deve generare i rapporti di versamento e sottoscrivere i pacchetti di distribuzione
• Deve monitorare il processo e verificare periodicamente l’integrità dei dati (e la leggibilità dei documemti conservati)
• Deve redarre il manuale della conservazione e sottoscriverlo

Sempre nell’art.44 è indicato anche quando il responsabile della conservazione (interno all’azienda) può demanare i propri compiti esternalizzando il servizio di conservazione digitale dei documenti presso un conservatore accreditato.

Sinteticamente potremmo quindi dire che la conservazione digitale serve a conservare i documenti informatici garantendone le caratteristiche richieste dalla normativa e permette di non dover stampare il documento per un archiviazione cartacea o di eliminare l’originale cartaceo in caso di scansione di quest’ultimo.

I formati informatici

In che formato posso salvare un documento rispettando le norme sulla conservazione digitale?
Anche questa domanda trova risposta nelle linee guida, ed i formati standard previsti sono:

• PDF
• JPG
• TIFF
• XML
• TXT
• Formati Open Document
• Formati Open XML
• Formati di posta elettronica

Conservazione digitale, i vantaggi

Sembra fin da subito evidente che un grande vantaggio della conservazione digitale sia l’eliminazione di fatto degli archivi cartacei, voluminosi, polverosi e di difficile consultazione.

Tra l’altro nella fase di consultazione di un documento, tramite la protocollazione è possibile risalire velocemente a tutti gli altri documenti correlati ad esso.

Tutto questo si tramuta in un miglioramento dell’efficienza del workflow documentale diminuendo i costi ed ottimizzando i tempi, in quanto si risparmia a livello di toner, carta, manutenzione stampanti, spazio fisico dedicato all’archivio.
Per quel che riguarda i tempi si guadagnano sia in fase di archiviazione ma anche nella successiva fase di consultazione.