Non tutti i software gestionali per alberghi ed hotel sono uguali, anzi: molto spesso capita di acquistare un software e, solamente dopo aver provato ad usarlo, ci si rende conto che non fa decisamente al caso proprio. Spesso i programmi possiedono opzioni inutili, sono macchinosi e complessi da usare e non sono ottimizzati. Scopriamo, in questa guida, come affrontare la scelta del miglior software e come optare per un gestionale per alberghi facile ma completo, perfetto per chi non vuole accontentarsi di un prodotto qualsiasi.

Cos’è un software per la gestione degli hotel

Un software gestionale per hotel, anche chiamato con l’acronimo PMS o, in inglese Property Management System, non è altro che un programma informatico che aiuta e sostiene l’organizzazione di una struttura alberghiera. Come funziona un software gestionale per hotel? In poche parole, un PMS svolge due principali funzioni: da un lato, esso raggruppa tutte le info ed i dati di numerosi settori (amministrazione, contabilità, stanze, ristorazione, sia, e tanto altro); dall’altra parte, esso rende automatiche alcune funzioni come le prenotazioni dei clienti, la fatturazione, l’assegnazione delle stanze, eccetera.

Non solo, però: un software gestionale per alberghi ha una funzione strategica, ovvero quella di raccogliere ed elabora (ma anche archiviare) dati statistici essenziali per gli affari delle strutture ricettive (ADR, pick-up, tassi di occupazione eccetera.). Per concludere, quindi, un PMS è il cuore pulsante dell’hotel.

Come optare per il software gestionale migliore

Per sapere se un PMS sta lavorando bene, la domanda cui rispondere è: il software che usi ti semplifica la vita? Se la risposta è negativa, allora probabilmente non sei sulla buona strada e stai usufruendo di un software poco ottimale. Come scegliere un ottimo software, quindi?
Il primo fattore di cui è importante prendere nota è l’integrazione: i migliori software sono quelli che si possono collegare facilmente con un channel manager. Se non si usa un channel manager, allora c’è qualche malcapitato che deve svolgere moltissime operazioni manualmente e ciò, oltre ad essere oneroso, porta anche molti rischi con sé.

Un’altra importante caratteristica di un software gestionale per hotel è la presenza (o l’assenza) di un cloud, ovvero i sistemi di archivio virtuali che oggi stanno letteralmente spopolando. Se una volta ogni computer degli hotel doveva necessariamente possedere il software gestionale ed un archivio dati (con tutti i rischi annessi a queste situazioni), i cloud hanno oggi cambiato le modalità operative. Infatti, con un semplice allaccio ad internet, tutti i dati del software gestionale sono condivisi tra i computer autorizzati. Un software gestionale senza opzioni di archivio cloud è sicuramente poco adeguato a strutture ricettive odierne.

È importantissimo valutare anche il prezzo: non tutti i distributori di software gestionali sono pienamente trasparenti e garantiscono chiarezza nei costi. Non necessariamente l’opzione più economica è quella migliore: spesso le integrazioni, le opzioni ed i moduli possono aumentare di parecchio i costi finali del programma.

È fondamentale scegliere un software che possieda una gestione ottimale dei resoconti; un hotel riceve ogni anno milioni di dati differenti e complessi, ma un PMS di qualità non deve essere solamente in grado di gestirli perfettamente e di archiviarli ordinatamente. Quando si valuta un software gestionale, è davvero importante anche una presentazione chiara ed efficace dei resoconti e dei report. In qualsiasi momento, il responsabile deve poter visionare questi dati, che devono essere disponibili, facilmente accessibili ed esportabili.

Ultimo fattore da tenere in considerazione, ma non per importanza, è il supporto clienti: è chiaro che, essendo le strutture ricettive spesso aperte 24h su 24, è importante che il funzionamento del software di supporto sia valido ogni giorno della settimana, con un servizio clienti valido ed efficiente.